Policy för visselblåsare

Syfte/Omfattning

Avsikten med Karlshamns Hamns visselblåsarpolicy är att ge en tydlig vägledning om när och hur allvarliga missförhållanden kan rapporteras i företaget i situationer då det inte är aktuellt att använda ordinarie ordning för rapportering. Alla avslöjanden om allvarliga missförhållande ska hanteras på ett rättvist och korrekt sätt.
Policyn är framtagen med beaktande av lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang.
Med arbetsrelaterat sammanhang menas att den rapporterande personen kan eller har kunnat få information om missförhållanden i sitt nuvarande eller tidigare arbete.
Karlshamns Hamn AB eftersträvar en kultur där det är högt i tak och där det förs en dialog i företaget om problem som uppkommer i verksamheten. Även om det inte fråga om missförhållanden av sådan art som föranleder ett larm i enlighet med denna policy uppmuntrar företaget att samtliga medarbetare regelmässigt med, i första hand, närmaste chef tar upp eventuella problem som de upplever inom företaget.

Visselblåsning

Med visselblåsning avses i denna policy att någon i organisationen slår larm om att det förekommer, ska förekomma eller har förekommit någon form av allvarliga missförhållanden inom Karlshamns Hamns verksamhet som kan innebära stor skada för företaget och/eller dess intressenter.

I vilka situationer föreligger det möjlighet att slå larm?

Medarbetare har möjlighet att slå larm när det är fråga om allvarliga missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagarens motiv för att slå larm saknar betydelse. 

Med allvarliga missförhållanden avses till exempel brottsligt agerande med fängelse i straffskalan eller därmed jämförliga missförhållanden. Det är tillräckligt att arbetstagaren genom larmet framför konkreta misstankar om sådana allvarliga missförhållanden.

Även förfaranden som inte är straffbelagda kan betraktas som allvarliga missförhållanden. Det kan exempelvis vara fråga om diskriminering, mobbning, trakasserier, kränkningar av grundläggande fri- och rättigheter, korruption, underlåtenhet att följa gällande föreskrifter samt skador eller risk för skador på miljön.

Larmet ska avse missförhållanden i Karlshamns Hamns verksamhet. Därmed avses inte enbart produktion, uppdrag och andra affärsförhållanden utan även exempelvis hur regler och föreskrifter följs, frågor som rör förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare och andra förhållanden där det finns en koppling till verksamheten, exempelvis om brott begås i arbetsgivarens lokaler.  

Följande personer kan skyddat rapportera enligt lag
Arbetstagare, arbetssökande, volontärer och den som söker sådant arbete, praktikanter och den som söker sådan plats, inhyrda, egenföretagare som söker eller utför uppdrag, personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan, förtroendevalda, samt aktieägare som är verksamma inom Karlshamns Hamn.
Skyddet mot hindrade åtgärder och repressalier omfattar utöver den rapporterande personen även någon hos verksamhetsutövaren som bistår den rapporterande personen vid rapporteringen, såsom en förtroendevald eller ett skyddsombud, någon hos verksamhetsutövaren som har koppling till den rapporterande personen, såsom en anhörig eller kollega, eller en juridisk person som den rapporterande personen äger, arbetar för eller på annat sätt har koppling till.

I vilka situationer föreligger det möjlighet att slå larm?
Möjlighet att slå larm finns när det är fråga om allvarliga missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet. Motivet för att slå larm saknar betydelse.
Med allvarliga missförhållanden avses till exempel brottsligt agerande med fängelse i straffskalan eller därmed jämförliga missförhållanden. Det är tillräckligt att anmälaren genom larmet framför konkreta misstankar om sådana allvarliga missförhållanden.
Även förfaranden som inte är straffbelagda kan betraktas som allvarliga missförhållanden. Det kan exempelvis vara fråga om diskriminering, mobbning, trakasserier, kränkningar av grundläggande fri- och rättigheter, korruption, underlåtenhet att följa gällande föreskrifter samt skador eller risk för skador på miljön.
Larmet ska avse missförhållanden i Karlshamns Hamns verksamhet. Därmed avses inte enbart produktion, uppdrag och andra affärsförhållanden utan även exempelvis hur regler och föreskrifter följs, frågor som rör förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare och andra förhållanden där det finns en koppling till verksamheten, exempelvis om brott begås i arbetsgivarens lokaler.
Hur slår man larm?
Att slå larm kräver inte någon särskild form.
Karlshamns Hamn AB har dock för att underlätta för den som avser att slå larm valt att erbjuda följande särskilda visselblåsarfunktioner.
• Via företagets växel: 0454-30 50 00, uppge ordet Visselblås för att av handläggare bli hanterad enligt gällande rutin. Arbetsgivaren har dokumentationsskyldighet så samtalet kommer att protokollföras.
• Via mail till HR: jessica.karlsson@karlshamnshamn.se
• Via post till HR med adress: Jessica Karlsson, Karlshamns Hamn AB Box 8 374 21 Karlshamn
HR skickar därefter informationen vidare till VD, Styrelseordförande och styrelsens revisor.
Karlshamns Hamn utgår ifrån att den som slår larm vill vara anonym. Såvida inte den som slår larm anger att larmet ska hanteras på annat sätt kommer visselblåsarens identitet inte röjas av Karlshamns Hamn. De personer inom företaget som får tillgång till inkommen anmälan har härutöver ett ansvar i sitt uppdrag att hantera larmet även i övrigt med en mycket hög grad av diskretion.
Ett larm kan också ske till ett skyddsombud inom ramen för dennes uppgifter eller genom att en arbetstagare vänder sig till sin arbetstagarorganisation.

När det gäller interna larm enligt ovan ställs inte några särskilda krav på att anmälaren har något särskilt kunskapsunderlag i frågan. Skyddet mot repressalier gäller således även ogrundade och obefogade sådana larm. Karlshamns Hamn förutsätter dock att anmälaren som slår larm är uppriktiga och att larm inte sker beträffande sådant som anmälaren vet inte är sant eller sådant som anmälaren vet att inte kommer att äga rum.

Vad händer när ett larm inkommit?
Så snart ett larm om allvarliga missförhållanden inkommit erhåller visselblåsaren en bekräftelse om att Karlshamns Hamn har mottagit larmet.
Vid anonym rapport är återkopplingsmöjligheten begränsad pga. anonymiteten.
Omgående efter att företaget tagit del av ett larm sker en analys av de uppgifter som anmälaren slagit larm om för att avgöra om det fordras ytterligare utredning. Nästa steg i processen är att företaget fattar beslut om ärendets fortsatta handläggning.
I den utsträckning det kan anses lämpligt återkopplar företaget regelbundet till visselblåsaren om hur ärendet hanteras.